1. Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.
a) La decisión de instalar Internet no se puede asumir suponiendo que las nuevas tecnologías resuelven, de manera automática, los aspectos de productividad y competitividad de la empresa. O lo que es lo mismo, las nuevas tecnologías no pueden concebirse como un sustituto de la gerencia.
b) La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.
c) Las nuevas tecnologías no sustituyen la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.
2. Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.
a) Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
b) Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
c) Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.
a) Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
b) Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
c) Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
d) Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
e) Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.
4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.
Fase I.
Superando barreras. Recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.
Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga.
Una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las TIT radica, precisamente, en las dificultades que tienen los empresarios para percibir los beneficios que su instalación conlleva.
En consecuencia, resulta indispensable hacer una estimación de los impactos positivos que su implantación generará a la empresa. Si ello no esta lo suficientemente claro y preciso, lo recomendable es recolectar la información necesaria para asegurar una respuesta adecuada.
Las respuestas que se obtengan permitirán al dueño del negocio identificar las áreas en las que debe concentrar la atención. Si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías.
Fase II.
La decisión. Evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías.
La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos.
Hay empresas que instalan Internet con el objeto de utilizar software y sistemas administrativos, hay otras para los cuales el objetivo es establecer una mejor relación con los proveedores, mientras que otras lo hacen con el fin de promover una agresiva estrategia de mercado y desarrollar el comercio electrónico.
En cada caso, los objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y sentido que se persigue.
La decisión esta asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el clúster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa.
En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Si por el contrario predomina las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.
Fase III.
Caracterización de la situación actual de la empresa. Instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa.
No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
Si en las respuestas predomina el no se podría calificar como una empresa que se sitúa en los estadios básicos de desarrollo en lo que se refiere al uso de las TIT.
Fase IV.
Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT. Articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa
Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT.
• Desarrollo de proveedores.
La adecuada gestión de calidad y productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo.
Gracias a las TIT resulta posible superar esta debilidad, ya que hacen factible reducir de modo ostensible los costos de la búsqueda y selección de proveedores confiables en todo el mundo. Igualmente, permiten el contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse, desvanecerse o desaparecer.
• Clientes, publicidad y mercadeo.
Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido.
Internet proporciona presencia y visibilidad a la empresa. Estar en la red supone un anuncio permanente en las páginas amarillas del directorio mundial, con la ventaja adicional de que el empresario puede modificar cuando lo considere oportuno.
La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de los distintos medios que ofrece.
Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
El empresario debe evaluar la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.
• Consumidores.
Para los compradores y consumidores, el comercio electrónico tiene varias ventajas.
Facilidad de acceso a múltiples ofertas.
Para el cliente se abre la oportunidad de poder comparar ofertas de precios y calidades en línea. La misma se puede obtener de manera directa a través del contacto con las empresas proveedoras o a través de intermediarios de información.
Posibilidad de compartir información, las opiniones y evaluaciones que otros clientes han realizado sobre servicios y productos que suministra una determinada empresa.
La posibilidad de crear redes de consumo y agregar la demanda con lo cual se obtienen precios más favorables.
Facilidad para llevar estadísticas acerca de los clientes: Perfil de los mismos, tendencias de consumo, entre otros.
Posibilidades de organizar y sistematizar la oferta, la venta y la atención al cliente.
Reducción de los costos de atención al cliente y del suministro de productos y servicios.
• Capital humano (Talento Humano).
El activo más importante del que dispone cualquier organización es el talento humano y su importancia se acrecienta en la sociedad del conocimiento.
Sobre el talento humano recae la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento.
La tecnología de Internet y el manejo de información en línea esta revolucionando la forma de difundir el conocimiento. Con el apoyo que brindan las nuevas tecnologías de comunicación digital (videoconferencia, CD_ROM, Intranet, entre otras), Internet esta produciendo una drástica reducción de los costos de capacitación en todas las áreas de la empresa.
Entre las ventajas de la formación en línea se encuentra la flexibilidad horaria, ya que para las empresas pequeñas no resulta sencillo prescindir de los empleados en sus horarios de trabajo. Además, la formación en línea ofrece flexibilidad en el ritmo de estudio y el espacio en el que se lleve a cabo. Todo ello se traduce, asimismo, en una importante reducción de los costos de capacitación.
• Administración y gestión de empresa.
El área de gestión y administración de la empresa ha sido objeto de una gran atención de parte de las empresas desarrolladoras de software.
Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet. Para las que están conectadas la gama de aplicaciones se amplía de un modo extraordinario: Pueden acceder a diversas variedades de software, transmitir datos y realizar actividades administrativas en línea.
• Información.
Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más requiere.
La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio.
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• Seguridad.
Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas.
La empresa, al momento de instalar las nuevas tecnologías e Internet, va a procesar un importante volumen de información de su propio interés, en consecuencia, debe evitar que esta información se pierda. Al perderse la información, además de la gravedad que esto representa, acarrea costos que pueden ser altos.
Se dispone de una serie de herramientas que permite mantener los equipos y respaldar la información para recuperarla en caso de pérdida, tales como: Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.
• Cooperación y Asociatividad.
Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa.
La cooperación entre empresas para adquirir insumos en mejores condiciones. La agregación de la demanda acrecienta la capacidad de negociación de las pequeñas empresas ante los grandes proveedores. Esto se facilita de modo significativo a través de Internet.
La asociatividad de las empresas con la ayuda de Internet, pueden ser la respuesta para superar el problema del volumen de producción; lo cual muestra que la asociación con otras empresas se transforma en un medio y una necesidad.
La asociatividad también es un mecanismo valioso para el acceso a las TIT. La creación de asociaciones empresariales permite hacer uso óptimo de las mismas.
Empresas proveedoras de nuevas tecnologías.
Las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet.
Gobierno electrónico y negocios.
Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades esta orientada a acercar la administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras.
Obviamente, la decisión de las administraciones públicas de incorporarse al gobierno electrónico trasciende el objetivo estrictamente empresarial.
La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red. El empresario debe indagar si el Estado, en sus distintos niveles, está utilizando la red en lo relativo a las compras que este realiza. Un área del gobierno electrónico que ha recibido toda la atención es la relativa al tema del pago y cobro de impuestos a través de Internet.
Grandes empresas.
Las empresas grandes y los grandes hipermercados, con sus programas de adquisición, imprimen mucha dinámica al mercado, pues cuentan con una capacidad de compra enorme. La decisión de parte de las grandes empresas de recurrir a Internet para promover sus programas de compra, las subastas publicas y los mercados virtuales o Marketplace que han desarrollado halan poderosamente a los oferentes de productos y servicios para participar en tales negocios.
Sistema financiero.
La dinámica del sector financiero también se inscribe en esta dirección. Tanto las decisiones que adoptan los inversionistas internacionales, como los propios del sector de productos y servicios financieros demandan el uso de la red, de información en línea, para la toma de decisiones. Esta dinámica se ha sintetizado, bajo la formula del e-banco (e-banking) que permite a los usuarios, individual o empresarial, tomar decisiones financieras que considere mas adecuadas.
Esto viene a reforzar la necesidad de conectarse a la red.
Costos y tiempo.
En todas las áreas mencionadas es una constante la posibilidad de reducir los costos de las empresas gracias a la incorporación de Internet y nuevas tecnologías, como requisiciones, búsqueda y selección de personal, administrativo, control, etc. Esto resume los logros, beneficios y resultados que han alcanzado aquellas empresas que decidieron incursionar en el ámbito de las TIT.
Fase V.
Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa. Facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa.
El proceso de instalación se inicia con el plan, igual que una empresa da sus primeros pasos a partir de un plan de negocio.
El plan debería, preferiblemente, presentarse por escrito para poder evaluar, de modo mas preciso, su ejecución y los resultados que se alcanzan.
La implantación de la estrategia contempla desde la adquisición de equipos, pasando por la creación de redes y la formación del capital humano.
Surgirán discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado y de allí derivará la necesidad de realizar ajustes pertinentes y el rediseño del nuevo plan de acción.
5. Indique y explique cuales son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).
Considero que actualmente existen desde pequeñas hasta grandes empresas que se encuentran ubicado en el escalafón 03 (de la figura 01) y un nivel C (de la tabla 04), lo cual evidentemente refleja que no existe una política de interés bien sea de parte de la gerencia o por la falta de personal técnico que este actualizado y este de cierta manera sumergido en las necesidades tecnológicas que le urge a dicho departamento o a la organización y sea el garante del funcionamiento y explotador de los recursos físicos y económicos con los que cuente para así avanzar de manera entrelazadas con las nuevas tendencias tecnológicas.
6. Conclusiones del tema.
Es notable detallar que en este capitulo 07 se desglosan una serie de puntos básicos, elementales y necesarios que de cierta manera ya he venido trabajando con ellos para el desarrollo del futuro proyecto a sugerir a la organización en la cual estoy trabajando con mis compañeras.
Además existen puntos muy importantes que hacen evidente y ayudan a sustentar de forma útil y necesaria el conocimiento ya adquirido de la importancia de las TIT en las PYME para su crecimiento y expansión ante el mundo.
